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メール配信システムとは?【仕組み・導入のメリットを解説】

  
メール配信システムの仕組み

メール配信システムを用いてメールマガジンを配信することは、効果的なメールマーケティングを行うために有効な手法です。

メールマガジンの配信を始めたばかりであれば、以下のような疑問が生じると思います。

『メール配信システムは、どんな仕組みなの?』
『導入するメリットは?』

今回のコラム記事では、メールマガジンの配信を始めたばかり、これから始めようとしているメルマガ担当者様に向けて、メール配信システムの定義や利用できる機能についても解説をしていきます。

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メール配信システムとは

メール配信システムとは、OutlookやGmailといったメールソフト経由ではなく、専用の配信システムを用いてメールを大量に、一斉に配信するためのものです。

一般的なメールソフトを用いてメールを一斉配信する場合は、以下のデメリットがあります。

  • 誤入力による情報漏えい
  • スパムと判別される
  • メール配信後の効果測定ができない

メール配信システムを用いれば、上記のデメリットが解消するだけでなく、充実したセキュリティ対策、便利な宛先管理機能が備わっているため、効果的にメール配信ができます。

メール配信システムの機能

メール配信システムには、メールを送る以外にも効果的に効率よくメールを配信する機能がさまざま備わっています。

メール配信システムの主な機能は、以下のとおりになります。

メール配信システムの主な機能説明
メールリストの管理・顧客の登録情報、行動履歴をメール配信リストで管理できる
メール配信・テキストメール、HTMLメールでの配信が可能
・セグメント配信、ステップメールの配信ができる
メール作成・専門的なスキルや知識がなくてもHTMLメールが作成できる
効果検証・開封率、クリック率、メールの到達率などのデータ確認ができる

これらメール配信システムの機能について、くわしく説明していきます。

メールリストの管理

メール配信システムでは、メールアドレスだけでなく顧客の氏名、住所、職業などの属性情報を管理できます。

また、メール配信システムによっては、資料請求や問い合わせ履歴といった顧客の行動履歴も管理可能であるため、顧客管理システムとしても重宝します。

メール配信システムを利用するメンバーごとに、編集権限やデータのエクスポート権限を個別に付与できます。
作業に慣れていないメンバーには閲覧権限のみ、社外のパートナー企業には顧客データの編集権限を与えない、といった柔軟な運用が可能です。

さらに、IPアドレスの制限、ログインIDの使い回し防止といった機能を備えているメール配信システムがあります。

大切な顧客のデータに対するセキュリティ対策が施されている点は、メール配信システムの特徴であるといえます。

メール配信

メール配信システムは一斉に大量の宛先にメールを送れるだけでなく、日時を指定してメールを配信することも可能です。

また、顧客の年齢、住所、性別などの属性情報、資料請求や問い合わせなどの行動履歴によってメール配信先を絞り込むセグメント配信も可能です。

さらに、会員登録の日時や資料請求などの行動をきっかけとして自動的にメールを配信する、ステップメールもメール配信システムで活用できます。

ほかにも、メール配信システムを利用する大きなメリットとして、HTMLメールの配信が可能です。

HTMLメールであれば画像や動画をメールの本文内に挿入できるため、商品の魅力を視覚的に訴えることができます。
くわえて、HTMLメールにはCTAボタンを画像で挿入できるため、クリック率向上の効果も期待できます。

このように、メール配信システムには効果的に効率よくメールを配信するための機能が数多く備わっています。

メール作成

メール配信システムはテキストメールだけでなく、HTMLメールでも作成できます。

ブラウザ上で編集できるHTMLエディタを用いて、あらかじめ準備されたテンプレートを元にHTMLメールを作成します。

HTMLを直接記述する必要はなく、直感的に画像やテキスト、CTAボタンを配置しHTMLメールの作成ができます。

ほかにも、メールを作成する上で役に立つ以下の機能がメール配信システムには備わっています。

  • スマートフォンに対応した、レスポンシブデザインのHTMLメールを作成できる
  • メールの件名や本文に、顧客の名前や会社名を差し込むことができる
  • ABテストが可能
  • メールテンプレートを作成できる

効果検証

メール配信システムを利用することで、クリック率のデータを取得できます。

また、HTMLメールを配信する場合は、クリック率だけでなく開封率のデータも取得できるため、効果的なメールマーケティングを行う上で役に立つでしょう。

ほかにも、メール配信システムを利用することで、エラーメール率、メールマガジンの解約率、メールマガジン登録者数といったデータの取得ができます。

メールマガジンの配信には、商品・サービスの販売促進やファンの獲得など、何かしらの目的があるはずです。

メール配信システムは目的達成のためにさまざまデータの取得ができるので、効果検証を続けていけば、成果の出るメールマガジンの配信が期待できます。

メール配信システムを導入するメリット

続いて、メールマーケティングでメール配信システムを活用するメリットを紹介していきます。

  • メールの到達率向上
  • 遅延なくメールを大量配信
  • 自社システムと連携

メールの到達率向上

OutlookやGmailといった一般的なメールソフトからBCCでメールの一斉配信を行うと、受信側のネット・サービス・プロバイダー(ISP)に迷惑メールの配信元として判別されてしまい、メールが届きにくくなるデメリットがあります。

また、すでに使用されていないメールアドレスも含んで一斉配信を繰り返し行っている場合は、迷惑メールとして判別される可能性がさらに高まります。

メール配信システムを導入することにより、迷惑メールと判別されないように複数のIPアドレスから分散してメールを送れます。

さらに「メール送信エラーが一定回数以上に達した場合は送信対象から外す」といった設定が自動的に行われるため、メール配信システムの導入でメール到達率の向上が期待できます。

迷惑メール業者による「なりすましメール」の被害があとを絶たないため、セキュリティ対策をした環境でメール配信を行う必要性が高まっています。

SPF、DKIM、DMARCといった送信ドメイン認証の設定を行い、メールの送信元がなりすましでないことを証明することも、メール配信システムにより対策が可能です。

このように、メール配信システムを用いることで、複数のIPアドレスから分散してメールを配信し、エラーメールを繰り返し送信するのを防げます。
くわえて、送信ドメイン認証でセキュリティ対策を施すこともできるため、メールの到達率向上の効果が期待できます。

遅延なくメールを大量配信

メール配信システムは、メールを大量配信するのに適しています。

OutlookやGmailといったメールソフトは、大量配信を行う前提でシステムが設計されていません。
何千や何万というメール配信先に対して一斉に遅延なくメールを配信することができず、メールが1時間以上遅れて届く、迷惑メールとして判別される、などのリスクがあります。

一方、メール配信システムは一斉に大量のメール配信先に対して、メールを送る前提で設計されています。
万単位の配信数であっても遅延なくメールを一斉に送信できます。

メールマーケティングを行う上で、配信したメールが遅れて届く、メールが届かないことがあれば効果的なメール配信は難しくなってしまいます。

メール配信システムを用いることで、大量に遅延なくメールを一斉配信できる点は、大きなメリットだといえます。

自社システムと連携

メール配信システムによっては、自社のデータベースとデータを連携させられます。

自社のシステムと連携させることで、商品購入や問い合わせといった履歴もメール配信の条件として利用できます。

たとえば、繰り返し注文が発生する商品であれば、直近の注文日から次回注文が必要な時期を見計らってメールを送れます。

また、商品に関する問い合わせをした顧客に対して、フォローのメールを自動的に配信するように設定することも可能です。

ほかにも、資料請求をした顧客に対して商品デモを訴求するメールを送る、セミナー申し込み者に対して関連する商品の紹介メールを送る、といった活用もできます。

このように、メール配信システムと自社システムを連携させることで、より細かくメールの配信条件を設定できるため、メールマーケティングの向上に役立ちます。

まとめ

今回はメール配信システムの定義だけでなく、仕組みや機能についても説明しました。

メール配信システムに関して覚えておくべき点は、以下のとおりです。

  • 一般的なメールソフトによる配信よりも、効果の高いメール配信が可能
  • 効果的にメールを配信できるだけでなく、効率アップにも貢献する
  • かんたん、安全、効果的なメールマーケティングが可能

メールマーケティングにメール配信システムを活用し、メール配信の効果を最大化できるように努めましょう。

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