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Outlookでメールを一斉送信する方法【CC・BCCで送る以外の送信方法】

  
Outlookでメールを一斉送信する方法

メールを使用していると、多数の宛先に一斉送信が必要な場合があります。

以下のような疑問を感じたことはないでしょうか。

『Outlookでメールを一斉送信する方法は?』
『CCやBCC以外で送る方法はないの?』

今回のコラム記事では、グループ作成、宛名変更といったOutlook(アウトルック)でメールを一斉送信する方法だけでなく、Outlookで一斉送信するデメリットに関しても解説をしていきます。

TO・CC・BCCの違い

メーラーを使用してメールを送信する場合、TO、CC、BCCの3種類の送信先が存在します。
これらの違いを表にまとめました。

▼スマホの場合は横にスクロールしてご覧ください

送信先内容
TO入れる人数は原則として1名だが、複数人入れることが可能。
複数名入れる場合は、誰に何を伝えたいのか、何をしてほしいのか明確に記載する。
CCCC(カーボン・コピー)の略。
TOがメインの送信先であるのに対して、CCはメールの複写(カーボン・コピー)を送ると理解するとよい。

上司や同僚などに参考までに送信したい場合に、CCを用いる。 複数人入れても問題ない。

BCCBCC(ブラインド・カーボン・コピー)の略。
BCCの宛先は、メールの受信者からは受信者リストに表示されないため、メール受信者を隠したい場合に用いる。

Outlookで一斉送信する方法

Outlook(アウトルック)でメールを一斉配信する場合は、CCやBCCで一斉配信することができますが、情報漏えいなどのデメリットが多いため一般的には推奨されていません。

そのため、Outlookでの一斉配信を行う際は、連絡先グループを作成しメールを一斉に送信することをおすすめします。

連絡先グループを作成することにより、同じメンバーに繰り返しメールをかんたんに送ることができるだけでなく、宛先ごとに宛名を変えて送ることも可能になります。

そのため、一斉配信を行う宛先のメールアドレスがOutlookの連絡リストに登録されていない場合は、登録することをおすすめします。

CCやBCCで一斉送信

Outlookでメールを送る際に、CCやBCCに宛先を入力すれば一斉配信は可能です。

しかし、情報漏えいのリスクや、受信側のメールシステムで迷惑メールとして判別される恐れがあります。

また、送信側のメールサーバーに過剰な負荷がかかるため、メールの送信が遅延するだけでなく、エラーとなりメールが送れない場合もあります。

このように、CCやBCCでメールを送ることはデメリットが多いため、一般的には推奨されていない方法です。

グループを作成して一斉送信

CCやBCCで一斉配信する場合は、誤入力による情報漏えいのリスクがあります。

Outlookには、連絡先グループを作成する機能があり、この機能を使用すれば情報漏えいのリスクを低下させることが可能です。

定期的に同じメンバーにメールを送る場合は、連絡先グループを作成しメールを一斉配信することをおすすめします。

連絡先グループを作成し、メールを一斉配信する手順を説明します。

ナビゲーションバーにある連絡先をクリック

出典:Outlook

まずは、ナビゲーションバーにある連絡先をクリックします。

「ホーム」タブの「新しい連絡先グループを作成」をクリック

出典:Outlook

「ホーム」タブの「新しい連絡先グループを作成」をクリックすると、新しい連絡先グループを作成することができます。

新しく作成した連絡先グループに、Outlookの連絡先からメンバーの追加

出典:Outlook

新しく作成した連絡先グループに、Outlookの連絡先からメンバーの追加を行い、連絡先グループの設定が完了します。

連絡先グループを設定

出典:Outlook

メール送信の際に連絡先グループを設定することにより、送信先を1件ずつ入力する必要はなくなるため、時間の短縮と情報漏えいのリスクの低下が期待できます。

宛名を変えて一斉送信

Outlookでは、一斉送信する際に「各位」ではなく「○○様」のように、宛名を送信先ごとに変更してメールを送ることができます。

宛名を変えて一斉送信を行う場合は、OutlookとWordを使用します。

メニューバーの「差し込み文章」をクリック

出典:Word

まずはOutlookで連絡先グループを作成し、Wordを開きメニューバーの「差し込み文章」をクリックします。

「差し込み印刷の開始」から「電子メールメッセージ」をクリック

出典:Word

そして「差し込み印刷の開始」から「電子メールメッセージ」をクリックします。

「Outlookの連絡先から選択」をクリック

出典:Word

「宛先の選択」をクリックして「Outlookの連絡先から選択」をクリックします。

メールを送信する連絡先グループを選択し「OK」をクリック

出典:Word

メールを送信する連絡先グループを選択し「OK」をクリックします。

メールを送信したい連絡先グループを選択すると「差し込み印刷の宛先」というウィンドウが表示されます。

連絡先グループのなかでメールを送信しない人がいる場合は、チェックボックスのチェックを外します。

次はメールの文書を作成するために、メニューバーの「差し込み文章」の中の「差し込みフィールドの挿入」をクリックし、メールに挿入する宛先を選択します。

挿入する宛先は、名字、名前、敬称、会社名などを入れることができます。

メール本文の入力が終われば「結果のプレビュー」を選択し、メール内容の確認を行います。

メールの内容に特に問題がなければ「完了と差し込み」から「電子メールメッセージの送信」をクリックし件名などの設定を行えば、宛名を変えてメールを送信する作業は完了します。

連絡先に未登録の場合

Outlookを使用してメールを一斉配信する場合は、連絡先に登録して連絡先グループ宛に送信する方法があります。

連絡先に未登録であれば、Outlookの連絡先に登録することにより、連絡先グループに一斉配信をすることが可能になります。

また、連絡先グループ宛に一斉配信する場合は、差し込み印刷のように宛名を宛先ごとに変更してメールを送ることもできます。

TO、CC、BCCで一斉配信せずに連絡先に登録するメリットは、定期的に同じメンバーにメールを送る際、かんたんに一斉配信ができる点です。

Outlookで一斉配信を行う場合は、連絡先に登録することをおすすめします。

一斉配信はメール配信システムがおすすめ

メールマガジンのような使い方を想定してメールを一斉配信する場合は、Outlookでのメール配信ではなくメール配信システムを利用することをおすすめします。

Outlookで一斉配信する場合は情報漏えいのリスクなどがありますが、メール配信システムを利用すればデメリットを打ち消すだけでなく、効果的なメール配信が可能になります。

メール配信システムを用いて一斉配信を行う理由に関して、詳しく説明します。

Outlookで一斉送信するデメリット

Outlookでメールを一斉配信する場合は、連絡先グループを作成したとしても誤送信による情報漏えいのリスクがあるため、推奨できる方法ではありません。

たとえば、BCCに入力するつもりが誤ってCCに入れてしまうミスは、連絡先グループを作成した場合でも起こる可能性があります。

また、Outlookでメールを一斉配信するデメリットとして、個人情報の漏洩以外にも、メールサーバーに過剰な負担がかかる、スパムメールと判断される恐れがあるというリスクも挙げられます。

Outlookの一斉配信でメールマガジンのような使い方を想定している場合は、さらにデメリットがあります。

メールマーケティングを行う上では、開封率、クリック率などのデータを取得し改善につなげることが必要不可欠です。

Outlookからメールを配信した場合は、これらのデータが取得できないため、メール配信システムを利用することをおすすめします。

メール配信システムのメリット

メールマガジンのような使い方を想定している場合は、メール配信システムを使用することにより効果的なメール配信が可能になります。

メール配信システムを用いて一斉配信を行うメリットを、表にまとめました。

▼スマホの場合は横にスクロールしてご覧ください

メリット内容
情報漏えいのリスクが少ない宛先を誤ってTOやCCに入力してしまい情報漏えいが起こるリスクを取り除ける
メールの到達率によい影響がある複数のIPアドレスから配信できるため、スパムメールとして判別されにくい
大量の一斉配信が可能万単位の配信も遅延なく行える
HTMLメールの配信が可能画像つきのメールを作成して配信できる
開封率、クリック率のデータを取得できる取得したデータを元に改善策を検討できる
セグメント配信が可能メールマガジン登録者の性別、住所、職業などの属性情報を用いて配信先を絞り込んだ上でメールを配信できる

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メール配信システムの仕組みを知りたい方は、以下のコラム記事をご覧ください。

メール配信システムとは?【仕組み・導入のメリットを解説】

まとめ

今回は、Outlookでメールを一斉送信する方法やデメリットについて説明しました。

Outlookでメールを一斉配信する際に覚えておくべき点は、以下のとおりです。

  • 情報漏えいのリスクや、受信側のメールシステムで迷惑メールとして判別されるリスクがある
  • Outlookで一斉配信をする際は、連絡先グループでの配信がおすすめ
  • メールマガジンとしての使用を考えているなら、メール配信システムを利用する

Outlookでメール一斉配信を行う上でのメリットとデメリットを理解し、活用することをおすすめします。

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