月額定額制(サブスク)ホームページ制作 | ビズサイ
お役立ちコラム

メールを一斉送信する方法【BCCで送るデメリット・効果的な配信方法とは】

  
メールを一斉送信する方法

多数の送信先にメールを一斉に送信することが必要になった場合、以下のような疑問を感じたことはないでしょうか。

『メールを一斉送信する方法は?』
『どんな場合に一斉配信が必要なの?』

今回のコラム記事では、OutlookやGmailを使った一斉送信の方法だけでなく、一斉配信の注意点やマナーに関しても解説をしていきます。

メールの一斉配信利用シーン

メールの一斉送信は、以下のようなシーンで活用されています。

▼スマホの場合は横にスクロールしてご覧ください

利用シーン概要
ビジネス上の連絡目的社内、社外問わずに行われている
(個別にメールを送るよりも情報を素早く伝えることができる)
販売促進(メルマガなど)製品購入を増やすことが目的
(インターネット会員向けのメールマガジン、ECサイトの利用者向けのメール送信が行われている)
学校や自治体からの情報伝達必要な情報を早く、正確に、全員に伝えるために行われている

これらのメールの一斉配信の利用シーンに関して、くわしく説明します。

ビジネス上の連絡目的

ビジネス上で必要な情報をメールの一斉送信で連絡することにより、個別にメールを送信するよりも素早く全員に情報を伝えることができます。

情報を素早く伝えることができるというメリットがあるため、社内、社外問わずにメールの一斉送信が行われています。

社内であれば、事務連絡や情報共有のためにメールの一斉送信が行われ、社外の場合は、社外の関係者全員にメールを送る際にメールの一斉送信が行われています。

販売促進(メルマガなど)

メールの一斉送信は、インターネット上で会員登録を行った顧客へのメールマガジン、ECサイトの購入者への販売促進といった目的でも行われています。

定期的に送信されるメールマガジンの場合は、顧客に定期的にメールマガジンでコンタクトを取ることで顧客との関係性を高め、将来の購入につなげるという目的があります。

また、ECサイトの購入向けのメールでは、新商品やキャンペーンのお知らせなど顧客の購入意欲を刺激することを目的として送られることが多く、商品画像などが入ったHTMLメールが用いられる場合があります。

これらの販売促進を目的としたメールの一斉送信では、メール配信システムを用いてメールを送信し、クリック率や開封率のデータを取得しながら改善につなげる運用が行われています。

学校や自治体からの情報伝達

前までは、学校の電話連絡網が情報伝達の手段として用いられていましたが、近年ではメールの一斉送信による連絡が学校や自治体で行われています。

特に学校でのメール一斉送信は幅広く活用されており、学校行事の連絡、台風や大雨の際の休校についてなどの情報がメールで送られています。

また、自治体でも緊急時の情報発信の手段としてメールの一斉送信が用いられており、市区町村の公式メールマガジン、災害情報を素早く伝えるための緊急速報メール、教育委員会によるメールマガジンといった活用が行われています。

このように、メールの一斉送信をすることにより、必要な情報を早く伝えることができるだけでなく、正確に、全員に、同じ情報を伝えることができるようになっています。

一斉メールを送る方法

メールの一斉送信は、フリーメールの「Outlook」や「Gmail」でも行うことができます。

OutlookでもGmailでも、CCやBCCでのメール送信、グループ宛の一斉送信が可能です。

ただし、メールを一斉送信する場合は、マナーに注意し、メールの受信者にとってわかりやすいメールを送ることが重要です。

なお、OutlookやGmailを用いたメールの一斉送信では、開封率やクリック率といたデータを取得することができないため、メールマガジンのような運用を考えている場合は、メール配信システムを用いて一斉送信をすることをおすすめします。

また、メール配信システム以外にも、Excelを用いてメールを一斉送信する方法もあります。

これらのメール一斉送信の方法について、解説を行います。

Outlook

Outlookを用いてメールの一斉送信をする場合は、以下の3種類の送信方法があります。

  • CCやBCCで一斉送信
  • グループを作成して一斉送信
  • 宛名を変えて一斉送信

これらのメール一斉送信の方法について、解説します。

CCやBCCで一斉送信

CCやBCCで送る場合は、宛先にメールを送信したいメールアドレスを入力するだけでメールを一斉に送信することができるため、かんたんにメールの一斉送信ができるというメリットがあります。

しかし、メールアドレスを入力する際の誤入力による情報漏えいのリスクや、受信者側のメールシステムに迷惑メールとして判断されてしまい、メールが届かなくなるというリスクもある点には注意が必要です。

グループを作成して一斉送信

Outlookでは、連絡先グループを作成してメールを一斉送信することも可能です。

連絡先グループ宛にメールを送るようにすることにより、誤入力による情報漏えいのリスクを減らすことができます。

定期的に同じメンバーにメールを一斉送信する場合は、連絡先グループを作成し一斉送信をすることをおすすめします。

宛名を変えて一斉送信

Outlookでは、宛名を変えてメールを一斉送信することも可能です。

一斉に送信されたメールでは、メールの冒頭に「各位」と記載されていることが多いですが、OutlookとWordの差し込み印刷機能を活用することにより「各位」を「○○様」と個別に記載してメールを送ることができます。

関連記事

Outlookを使ってメールを一斉送信する方法については、以下のコラム記事でくわしく解説しています。

Outlookでメールを一斉送信する方法【CC・BCCで送る以外の送信方法】

Gmail

Gmailを用いてメールを一斉送信する場合は、CCやBCCで一斉送信、グループを作成して一斉送信ができるだけでなく、スマートフォンからも一斉送信がしやすいという特徴があります。

Gmailでの一斉送信の方法について解説します。

CCやBCCで一斉送信

CCやBCCにメールアドレスを入力するだけで、Gmailでもメールの一斉送信が可能です。

Outlookでメールを一斉送信する場合と同じように、CCやBCCの一斉送信は、かんたんである反面、情報漏えいや受信者側に迷惑メールとして判別されるリスクがある点には注意が必要です。

グループを作成して一斉送信

Gmailでは、ラベルをつけることにより連絡先のグループを作成し、グループ宛にメールを一斉に送信することができます。

グループ宛にメールを一斉送信するために、Gmailではラベルを使用しますが、Outlookで連絡先グループを作成しメールを一斉送信する手法と基本的には同じであると、理解して問題ありません。

なお、Outlookでは、差し込み印刷による宛名を変えたメールの一斉送信が可能ですが、Gmailにはこの機能はありません。

スマートフォンから一斉送信

Gmailでメールを一斉送信する場合は、スマートフォンからメールを送りやすいという特徴があります。

特にAndroidのスマートフォンからメールを一斉送信する場合は、パソコンと同じ手順でメールを一斉送信することができます。

iPhoneからGmailの一斉送信を行う場合は、連絡先の同期アプリを用いなければグループへの一斉送信ができないため、注意が必要です。

一斉送信できない場合の注意点

Gmailを用いたメールの一斉送信では、1日500通という送信数の上限に到達した場合や受信側の制限に引っ掛かった場合はエラーが出てメールを一斉送信することができないため、注意が必要です。

関連記事

Gmailを使ってメールを一斉送信する方法については、以下のコラム記事でくわしく解説しています。

Gmailでメールを一斉送信する方法【パソコン・スマートフォンでの送り方】

一斉配信をする際のマナー

メールを一斉送信する場合は、以下のマナーに気をつけましょう。

  • 宛名の記載に注意する
  • TOとCCを使い分ける

くわしく説明していきます。

宛名の記載方法

メールを送信する場合は、個別にメールを送る場合と同じように宛名を記載します。

以下の3点に注意して宛名を記載してください。

  • 文頭に宛名を記載する
  • 宛名は会社名、部署、役職名、氏名(様)の順番で記載する
  • 宛名の順番は、役職が上位の人から順番に記載する

TO・CCの使い分け

メールを一斉送信する場合は、全員をTOに入れる必要はありません。

たとえば、直接返信が必要な取引先の担当者はTOに入力し、参考までに情報を送りたい取引先の上司などの関係者はCCに入力するといった、TOとCCの使い分けを行うとよいでしょう。

TOとCCを使い分けて、メールを送る際の宛名の書き方(例)を紹介します。

○○株式会社 営業1課 課長 A様
○○株式会社 営業2課 課長 B様

(CC ○○株式会社 部長 C様)

このように、TOにはメールに対して直接のリアクションが必要な人を入力するだけでなく、宛名も記載し、参考までにメールを送りたい人には、CCでメールを送信するとよいでしょう。

Excelを活用して一斉配信

住所や電話番号、メールアドレスが記載された顧客リストをExcelで管理している場合、Excelを用いて、かんたんにメールを一斉送信できます。

Excelを活用して、メールを一斉送信する方法を説明します。

メールアドレスが記載されたセルの範囲をコピー

出典:Excel

まずは、メールアドレスが記載されたセルの範囲をコピーします。

右クリックから「貼り付けのオプション」にある「行/列の入れ替え」を選択

出典:Excel

コピーしたら、新しいシートに移動し、右クリックから「貼り付けのオプション」にある「行/列の入れ替え」を選択します。

※顧客リストのメールアドレスが縦ではなく横に列記されている場合は「行/列の入れ替え」貼り付けを行わなくて結構です

CSVのファイル形式で保存

出典:Excel

貼り付けたら、CSVのファイル形式で保存します。
Excelのメニューバーにある「ファイル」から「エクスポート」→「ファイルの種類の変更」→「CSV(コンマ区切り)」を選択し、最後に「名前を付けて保存」をします。

カンマで区切られたメールアドレス

保存したファイルをメモ帳で開くと、カンマで区切られたメールアドレスが表示されます。
メールアドレスをコピーして、OutlookやGmailの宛先にペーストすれば、メールの一斉送信の宛先入力は完了です。

何度も同じメンバーにメールを送る場合は、Outlookであれば連絡先グループ、Gmailであればラベルに追加して、次回以降かんたんにメールを送れるように設定することをおすすめします。

なお、Excelを利用してメールを一斉送信する場合でも、誤入力による情報漏えいのリスクや、スパムメールと判別されるリスクがある点には注意が必要です。

一斉配信ならメール配信システムがおすすめ

BCCでメールを一斉送信する場合は、誤入力による個人情報の漏えい、スパムと判別されメールが届かなくなる、メール配信の効果測定ができないといったデメリットがあります。

メール配信システムを用いれば、これらのデメリットが解消するだけでなく、充実したセキュリティ対策、充実した宛先管理機能が備わっているため、効果的にメールを一層送信することができます。

BCCでメールを送信するデメリットと、メール配信システムのメリットに関して、解説します。

BCCで送るデメリット

BCCでメールを一斉送信する場合は、以下のようなデメリットがある点には注意が必要です。

  • 誤入力による情報漏えい
  • スパムと判別される
  • 効果測定ができない

これらのBCCでメールを一斉送信する際のデメリットに関して解説します。

誤入力による情報漏えい

メール配信システムを利用せずに、OutlookやGmailなどのメーラーから一斉送信する場合は、誤入力による情報漏えいのリスクが大きいという点には注意が必要です。

OutlookやGmailでは、宛先入力の際に予測変換機能が働くため「田中」と入力すれば、連絡先に登録されている田中さんが自動的にリストアップされます。

ここで本来メールを送るべき相手ではない人を宛先に入力してしまうと、企業秘密が外部に流出してしまいます。

また、BCCで一斉送信するケースでは、BCCに入力したつもりがCCに入力してしまい、メールアドレスが流出してしまうという事例は、典型的なBCCのデメリットといえます。

特に、顧客情報が流出してしまった場合は、企業の信用問題に関わるため軽視できません。

BCCで多数の宛先にメールを一斉送信するケースはありますが、非常にリスクが高い行為である点は十分に理解する必要があります。

しかし、メール配信システムを利用すれば、送信先として登録済みの宛先に対してメールを一斉送信し、全てBCCの状態でメールが送信されるように設定されているため、情報漏えいのリスクを低く抑えることが可能です。

スパムと判別される

メール配信システムを利用せずにメールの一斉送信を行っている場合、受信側のインターネット・サービス・プロバイダー(ISP)にスパムメールと判別されてしまい、メールが届かなくなるというリスクがあります。

また、すでに使われていないメールアドレスも含んだ状態で一斉配信を繰り返し行っている場合は、スパムとして判別されるリスクがさらに高まります。

メール配信システムを用いれば、スパムメールと判別されないように複数のIPアドレスから分散してメールを送ることができるだけでなく、メール送信エラーが一定回数以上に達した場合は送信対象から外すといった設定が自動的に行われます。

そのため、メール配信システムを利用することにより、スパムとして判別されメールが届かなくなるリスクを抑えることができます。

効果測定ができない

メール配信システムを利用せずにメールを一斉送信した場合は、クリック率や開封率といったメール配信の実績データを取得することができません。

販売促進のためにメールを一斉に送信する場合は、クリック率や開封率のデータを元に内容を改善することが効果的にメール配信を行う上では重要です。

そのため、メールマガジンのような運用を考えている場合は、メール配信システムの利用をおすすめします。

メール配信システムのメリット

一斉送信はOutlookやGmailよりもメール配信システムで行うほうがメリットあります。

  • セキュリティ対策が施されている
  • メールの到達率が高い
  • 宛先の管理機能が充実
  • 効果測定・エラー分析が可能

これらのメール配信システムのメリットに関して説明します。

セキュリティ対策が施されている

メール配信システムには、人的な誤操作に対する対策と、なりすましへのセキュリティ対策が施されています。

人的な誤送信による対策の例としては、最終確認を行わないと送信設定が完了しない仕組みであったり、操作にくわしくない担当者には送信の権限を与えないといったユーザー管理機能があります。

これらのセキュリティ対策があるおかげで、人的な操作ミスによる情報漏えいのリスクを低減することができます。

また、メール配信システムには、なりすましへのセキュリティ対策が施されています。

SPF(Sender Policy Framework)やDKIM(DomainKeys Identified Mail)といった送信ドメイン認証を行うことにより、メールの送信元がなりすましではないことを証明できます。

送信ドメイン認証を行わなければ、悪意のある業者によるなりすましメールの被害が発生し、企業イメージの悪化につながる恐れがあります。

そのため、セキュリティ対策が施されているメール配信システムを用いて、メールの一斉配信をすることをおすすめします。

メールの到達率が高い

メール到達率とは、配信したメールマガジンがどの程度メルマガ登録者のメールボックスに届いたのかを示す指標です。

メールを一斉送信したとしても、インターネット・サービス・プロバイダー(ISP)によりブロックされたり、迷惑メールフォルダに入ってしまった場合、メルマガが読者のメール受信フォルダに届かないため、到達率は下がります。

メール配信システムには、到達率を上げるために複数IPアドレスからの送信、送信ドメイン認証といった機能が備わっています。

これら以外にも、スパムトラップに注意しメールを送信する、エラーメールを送り続けないといった対策もメールの到達率を上げるためには重要です。

関連記事

メールの到達率について詳しく知りたい方は、以下のコラム記事をご覧ください。

メール(メルマガ)の到達率を上げる方法【到達率が低い原因とは?】

宛先の管理機能が充実

メール配信システムでは、何万件ものメールアドレスでも一括で管理することができます。

メールマガジンの配信停止の設定を自動で行う機能や、一定回数以上エラーが出たメールアドレスは一斉送信の対象から自動的に外す設定など、手間をかけずにメール配信リストを管理することができる仕組みが備わっています。

これらの作業をExcelで行う場合は、手間がかかるだけでなくミスが発生する恐れがありますが、メール配信システムを利用することで、ミスを防止し効率よくメールの一斉送信を行うことが可能になるでしょう。

効果測定・エラー分析が可能

メール配信システムでは、開封率やクリック率といったデータを取得することができるため、メール送信の改善に活かすことができます。

また、送信エラーが出た場合、一般的なメール配信システムであればエラーの原因や件数を一覧で表示することができます。

OutlookやGmailで送信エラーが出た場合は、長文の英文メールを読んで、エラーの原因を1通ずつ確認する必要があるため、メール配信システムのエラー分析は非常に便利だといえます。

効果的なメール配信方法

メール配信システムを用いれば、効果的にメール配信を行うための様々な機能を利用できます。

  • One TO One メール
  • ステップメール
  • HTMLメール
  • セグメント配信

これらのメール配信システムの効果的なメール配信方法について解説します。

One TO Oneメール

One TO Oneメールは、メールを一斉送信している場合でも「○○様」と宛名を個別に挿入してメールを送ることができます。

自分の名前がメールに入っているだけで目にとまる可能性が高まるため、メールのクリック率を上げる効果が期待できます。

宛名の挿入は、メール送信システムの送信設定画面上で行うことができるため、かんたんに個別の宛名を挿入できる点はメール配信システムを利用するメリットだといえます。

関連記事

One TO Oneメールの作成方法は、以下のコラム記事をご覧ください。

効果の高いOne TO Oneメールの作り方

ステップメール

ステップメールとは、会員登録、資料請求、問い合わせ、商品購入といった顧客の行動をトリガーとして、設定したメールを自動的に送信する機能です。

たとえば、会員登録後にWebサイトのコンテンツを紹介するメールを送る、資料請求の3日後にデモ依頼のメールを送る、商品購入の1週間後にレビュー投稿の依頼メールを送るといったメールを自動で送信することができます。

ステップメールを活用することにより、ユーザーが取った行動に対して手間を掛けずに次のステップに導くことができるため、メール配信の効果をより高めることができるでしょう。

関連記事

ステップメールの詳細は、以下のコラム記事をご覧ください。

ステップメールとは?【作り方の解説&事例紹介あり】

HTMLメール

HTMLメール、つまり画像つきのメールを送ることで、メールのクリック率など顧客のリアクションをより高めることができます。

商品画像やキャッピコピーを目立つように配置できるため、洋服や雑貨などのECサイトでは、HTMLメールを積極的に活用するとよいでしょう。

なお、BTOBの分野でもHTMLメールの活用が進んでいます。

コンサルのようなサービスの提供を主とする企業であっても、イメージ画像を掲載したり、キャッチコピーを目立つようにレイアウトすることにより、顧客への訴求を高めることができるため、HTMLメールを利用する企業が増えてきました。

一般的なメール配信システムでは、メール配信の設定画面上でHTMLメールの作成も行えるようになっているため、メール配信をすでに行っているのであれば、HTMLメールも活用するとよいでしょう。

関連記事

HTMLメールの詳細は、以下のコラム記事をご覧ください。

HTMLメールとは?【テキストメールとの違い・メリット・デメリット】

セグメント配信

メール配信システムは、顧客の住所、年齢、性別といった属性情報により、セグメントを区切った状態でメールを配信することができます。

たとえば、北海道で開催されるセミナーの情報を沖縄県の顧客に送っても、受信者にとっては必要ない情報のためメール配信を解除される恐れがあります。

また、特定のエリアに絞って集客を行いたい場合であっても、都道府県による絞り込みを行ったセグメント配信は効果的です。

メール配信システムによっては、属性情報だけでなく資料請求、問い合わせ、購入といった顧客の行動履歴でもセグメント配信が可能です。

行動履歴によるセグメント配信の例として、資料請求を行った顧客に対してデモを訴求するメールを送信するといった活用が可能です。

このように、セグメント配信をすることにより効果的にメール配信を行うことができる点は、メール配信システムを利用する大きなメリットだといえるでしょう。

タイトル

セグメント配信についてもっと知りたい方は、以下のコラム記事をご覧ください。

セグメント配信(メルマガ)とは?配信のメリット・成功事例を解説

メールを一斉配信するときの注意点

メールを一斉配信するときには、以下に注意しておきましょう

  • 宛先を明記すること
  • 特定電子メール法に遵守する
  • メール受信者に役立つ情報を送る
  • メール配信の頻度を決める

くわしく説明します。

宛先を明記すること

メールを一斉送信する場合でも、宛名は明記することをおすすめします。

そのほうが、メールの受信者にとって自分宛てのメールであることがわかりやすいためです。

しかし、メールの送信先が5件を超えて宛名を列記すると、返ってわかりにくくなる、手間がかかるというデメリットが生じてきます。

このような場合は「○○株式会社 御中」「○○会議 参加者 各位」といった宛名の記載にするとよいでしょう。

特定電子メール法に遵守する

広告や宣伝目的でメールを送る際は、特定電子メール法という法律を遵守してメールを送らなくてはなりません。

たとえば、特定電子メール法の対象となる広告や宣伝目的でメールを送る際は、メールを送信することを受信者に事前に承諾してもらう必要があります。

また、メールの送信後に受信者がいつでもメールの送信を解除できるように設定することも求められています。

その他には、送信者の氏名と問い合わせ先が明記されている必要もあります。

特定電子メール法に違反していないか十分に確認した上で、メール配信を行うように、十分に注意しましょう。

メール受信者に役立つ情報を送る

特定電子メール法を遵守しメールを送信することも重要ですが、メールの受信者が喜ぶ情報を送ることも忘れてはいけません。

販売者の都合を優先して、新商品やキャンペーンの情報ばかり送ってはいないでしょうか。

ユーザーにとって必要のない製品の情報を送っていたり、商品カタログに載っているような情報を毎回送ったりしている状態であれば、販売者都合の情報を送りつけていると言われても否定できません。

メールの受信者が迷惑だと感じる内容であれば、配信停止が増えるだけでなく、迷惑メールとして報告される可能性が高まります。

しかし、メール受信者にとって役立つ情報を送っていれば、顧客満足度が高まりメールの配信効果をより高めることにつながるでしょう。

メール配信の頻度を決める

メールの最適な配信頻度は、BTOCやBTOBなどのビジネス領域によってことなります。

また、配信頻度が多い場合と少ない場合とでは、それぞれメリット、デメリットがあるため、メルマガの配信頻度を決める上で、メールマガジンの目的を明確にする必要があります。

メールマガジンの配信頻度を決めたあとは、データ分析を行い検証することも忘れてはいけません。

関連記事

メルマガの最適な配信頻度について知りたい方は、以下のコラム記事をご覧ください。

メルマガの最適な配信頻度の考え方【BTOBとBTOCの違い】

まとめ

今回は、メールを一斉送信する方法について説明しました。

メールの一斉送信に関して覚えておくべき点は、以下のとおりです。

  • OutlookやGmailでもメールの一斉送信は可能
  • OutlookやGmailの一斉送信には、情報漏えいやスパムメールと判別されるリスクがある
  • 販売促進を目的としている場合は、メール配信システムの利用がおすすめ

ビジネス上の連絡手段として限られたメンバーにメールを一斉送信するのではなく、販売促進のためにメールを一斉送信する場合は、メール配信システムを使用することにより効果的なメール配信を実施することが可能になります。

メール配信システムを利用することにより、One TO One メール、HTMLメール、セグメント配信といった効果的なメール配信が可能となるため、検討するとよいでしょう。

また、当サイト『ビスサイ』ではホームページ制作サービス(サブスクリプション)を提供しております。

ビズサイでは、ホームページの目的に合わせて3種類のプランをご用意しており、お申込みから公開まで最短5営業日の期間でホームページ制作ができます。

ドメインからメールアドレスを作成できるので、メルマガ配信と同時にホームページを新規で立ち上げたい、ホームページのリニューアルをしたい方は当サイトがピッタリです(くわしいサービスはこちら)。

マーケティングに関する記事

まずは無料でご相談ください。

※年末年始・土日祝は休業日となります
※受付時間 9:00~17:30
※担当者:佐藤 順規