提案依頼書(RFP)とは?【ホームページ制作の外注に必要】

      
提案依頼書(RFP)とは?【ホームページ制作の外注に必要】

自社のホームページを作成するにあたり、外注先に制作の依頼をすることがあります。

制作会社や個人事業主・フリーランスなどの外注先に、ホームページ制作を依頼するときには、まず問い合わせをしてからヒアリングの日程を決めるというのが一般的な流れです。

ヒアリングを行うときには、ホームページ制作の依頼者(発注者)が作成した「提案依頼書」を外注先に提出します。

外注先に、ホームページ制作の依頼をしようと決めている会社様の中には、

「提案依頼書とは?」
「提案依頼書の必要性が分からない」

などの悩みがあると思います。

今回のコラム記事では、外注先にホームページ制作の依頼をしようと決めている会社様に向けて提案依頼書とは何か、提案依頼書を用意すべき理由、提案依頼書を作成するときの注意点などを解説しています。

提案依頼書(RFP)とは

提案依頼書は、システムの導入や何らかの業務を委託・外注するときに、依頼者(発注者)から外注先に対して「○○○なことをしたいので最適な提案をお願いします」と依頼をするための説明資料になります。

依頼者(発注者)が外注先に提出した提案依頼書をもとに、外注先が提案書の作成を行います。

提案依頼書は、Request For Proposalの頭文字をとって「RFP」とも呼ばれていて、主にシステム開発を行うIT企業の間で使われています。

ホームページ制作においても、依頼者(発注者)が提案依頼書を作成・用意するのが一般的です。

しかし、IT業界以外では提案依頼書の認知度は低めです。

ポイント!

ホームページ制作の外注先によって「ヒアリングシート」を用意している場合があります。
基本的にヒアリングシートが用意されていれば、依頼者側(発注者側)が提案依頼書の作成をする必要はありません。

提案依頼書と要件定義書の違い

提案依頼書とセットで解説されることが多い資料に「要件定義書」があります。

提案依頼書や要件定義書に記載する内容は、基本的に同じなので違いが分からない方もいるでしょう。

提案依頼書と要件定義書の主な違いは「資料作成の目的」「資料作成の書き手」「資料作成のタイミング」などが異なります。

主な違い提案依頼書要件定義書
資料作成の目的外注先からの提案内容や見積もり、
最適な外注先の選定をする
依頼者側(発注側)で要求している内容を実現するにはどうすればいいのか、
どういう機能やシステムを用意すべきか、
などを定義する
資料作成の書き手依頼者(発注者)外注先 ※
資料作成のタイミング問い合わせ・ヒアリング契約前・契約後

※ 要件定義書の作成は、依頼者(発注者)が行うこともあります

依頼者が提案依頼書を作成・用意すべき理由

先ほど紹介した通り、依頼者が提案依頼書の作成・用意をするのが一般的です。

「依頼者側がなぜ、提案依頼書を作成しなければいけないの?」と思うかたも多いはずです。

提案依頼書を作成することは、外注先だけでなく依頼者側(発注者)にもメリットがあります。

提案依頼書を作成・用意すべき理由は、主に3つ挙げることができます。

  1. 外注先に質のよい提案をしてもらいやすくなる
  2. 相見積もりで外注先の比較・選定がしやすい
  3. 外注先とのトラブルを減らせる

外注先に質のよい提案をしてもらいやすくなる

提案依頼書を用意しておくと、外注先に質のよい提案をもらいやすくなります。

ホームページ制作を外注先に依頼するときには、必要条件を明確化しておくことが大切です。

必要条件が不明確だと、依頼者(発注者)がどういったホームページを求めているのか、外注先は分かりにくいです。
その結果、外注先から期待したのと異なる提案をされる可能性があります。

ホームページ制作に関する必要条件を明確化して、できる限り正確で網羅的な情報を提案依頼書に記載しておくことで、その必要条件にあった精度の高い提案を外注先にしてもらう可能性が高まります。

ポイント!

自社のサービスや商品、特長のことを一番熟知しているのは依頼者側(発注者側)です。
必要条件を明確化している提案依頼書を作成することが、質のよい提案をしてもらうことに繋がります。

相見積もりで外注先の比較・選定がしやすい

「相見積もり」をするのに、提案依頼書は有効です。

そもそも、相見積もりの目的は、費用や納期などを比較するものです。

相見積もりの条件にバラつきがあれば、正しい比較をすることができません。

例えば、提案依頼書を用意しなかった場合、外注先からの提案の質にバラつきが出たり、見積もりの金額にも大きくバラつきが出る可能性があります。

必要条件が明確化されている提案依頼書であれば、提案の質にバラつきが出にくく、外注先の比較や選定がしやすくなります。

外注先とのトラブルを減らせる

提案依頼書があると、依頼者(発注者)と外注先との間に発生するトラブルを減らせることができます。

依頼者(発注者)から外注先に対して、どういったホームページにするのか資料化をせずに、口頭で説明をしたり簡単な資料を提示する曖昧な依頼だと、要件の認識ズレや納期の遅れなど、トラブルが発生する可能性があります

例えば「この作業(範囲)はやってもらえると思っていた」など、依頼者(発注者)と外注先とで認識ズレが起きていれば、それだけ時間のロスになり、制作スケジュールに支障をきたす恐れがあります。

提案依頼書で必要条件が明確化されていると、依頼者(発注者)と外注先とで共有化することができるので、結果的にトラブルの発生を減らすことができます。

ポイント!

提案依頼書があると、契約したあとの「言った・言わない」などのトラブルも起きにくくなります。

提案依頼書を作成するときの注意点

提案依頼書は、必要条件がきちんと明確化されていて、できる限り正確な情報が網羅的にまとめていることで、説明資料としての効果が発揮します。

必要条件が不明確だったり、提案依頼書に記載すべき項目に抜け漏れがあると、

  • 質のよい提案をもらえない
  • 最適な外注先の選定ができない
  • 依頼者(発注者)と外注先とでトラブルが起きる

などの可能性があります。

提案依頼書に必要な項目やテンプレートなどは、インターネットや書籍などで数多く存在しますが、コレといったフォーマットは存在しません。

また、どういったホームページにするかによっても、提案依頼書に記載すべき項目が変わります。

最低限、提案依頼書を作成するときには、以下の必要条件を明確化させておきましょう。

必要条件説明
目的ホームページをもつ目的は定まっているか
予算予算の上限は明確か
公開日ホームページの希望公開日は明確か
準備・用意原稿・素材・ドメイン・サーバーはどちらが用意するのか
運用ホームページ運用はどちらか行うのか

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提案依頼書の書き方や、ホームページの目的を定める方法については以下のコラム記事をご覧ください。

ホームページ制作の提案依頼書の書き方【担当者必見】
ホームページ作成前に目的を定めなければいけない理由【失敗するかも】

まとめ

提案依頼書(RFP)について解説をしました。

提案依頼書は、依頼者(発注者)が外注先に向けて作成する説明資料です。

依頼者(発注者)が提案依頼書を作成・用意しておくと、

  • 質のよい提案をもらいやすくなる
  • 相見積もりで外注先の選定がしやすくなる
  • 外注先とのトラブルが減らせる

などの、メリットがあります。

ただし、提案依頼書は必要条件が明確化していて、できる限り正確な情報が網羅的にまとめておくことで、メリットが生まれます。

外注先にホームページ制作の依頼をするときには、提案依頼書を作成・用意しましょう。

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