ホームページ制作におけるRFPの書き方・作成方法【サンプル・テンプレートも紹介】

Web担当者に任命されたものの、何から手をつければよいかわからず、制作会社への依頼に不安を感じるのは珍しくありません。

『ホームページ制作におけるRFPの書き方や構成項目がわからない』
『Word・Excel・PowerPoint形式のRFPテンプレートがほしい』
『制作会社へ伝えるべき必要な項目を知りたい』

上記の疑問に応えるため、今回の記事では、RFP（提案依頼書）の役割・書き方・質の高い提案を引き出すためのポイントなどをまとめました。

本記事を読めば制作会社との認識ズレを防ぎ、自社の課題を解決してくれる最適なパートナーを選定できるようになります。

まずはRFPの重要性を理解し、テンプレートを活用しながら自社の思いを形にした依頼書を作成しましょう。

※2026年2月26日：記事の情報を更新しました

RFPとは

RFPとは、発注者（自社）が受託者（制作会社）に提案を求めるために作成する文書です。

英語「Request For Proposal」の頭文字を取ったもので、日本語では「提案依頼書」と訳されます。

RFPを作成することで、自社と制作会社の間に生じがちな認識のズレを防ぐことが可能です。

現状の課題・新規開設またはリニューアルの目的・必要な機能・予算・納期などを詳細に明記することで、制作会社は解決すべき課題を正確に把握し、適切な解決策を提案できるようになります。

また、書面に残すことで契約後のトラブルを回避することも可能です。
口頭での打ち合わせだけでは認識の食い違いが生じがちですが、文書化すればこうしたリスクを低減できます。

さらに、社内関係者の間でも、プロジェクトの目的や方向性について共通認識を形成するツールとして機能します。

RFPは、制作会社任せにせず、自社が主導権をもってプロジェクトを進めるために欠かせない文書です。

RFPとRFI（情報提供依頼書）の違い

RFIはRFPを作る前の、要件が明確でない段階で使用される予備的な文書です。

英語「Request For Information」の頭文字を取ったもので、日本語では「情報提供依頼書」と訳されます。

制作会社に、どのようなサービスを提供しているのか、どのような技術や実績を持っているのかといった情報を提示するように求めます。

一般的には、RFIで候補の制作会社を絞り込んだあと、RFPを送って本格的な選定コンペをするとスムーズです。

もし、自社で作りたいもののイメージや要件が明確になっている場合は、RFIの段階を省略してRFPの作成に進むことができます。

RFPとRDD（要件定義書）の違い

RDDは、受託者（制作会社）が技術的な実装方法をまとめた仕様書です。

英語「Requirement Definition Document」の頭文字を取ったもので、日本語では「要件定義書」と訳されます。

RFPで示された要望を、制作会社が技術的に具体化したものがRDDです。

RFPの内容が曖昧だと認識のズレが生じ、結果として完成品の品質に悪影響を及ぼす可能性があります。

RFPを作成すべきタイミング

RFPを作成するベストなタイミングは、社内でプロジェクトの承認が下りて制作会社の選定を開始する前です。

具体的には、課題の洗い出しや予算の確保が完了した段階で作成します。

準備開始が早すぎると、社内事情や市場環境が変わり、内容の見直しが必要になる可能性があります。
反対に、遅すぎると制作会社に十分な提案準備期間を与えられません。

一般的にホームページ制作は小規模でも2か月〜3か月、大規模なら半年以上の期間がかかる長期プロジェクトとなります。

公開希望日から逆算し、選定期間として通常1か月〜1.5か月程度を確保することが推奨されます。

作成を急ぐと要件の抜け漏れが発生しやすいため、余裕をもったスケジュールで準備を進めるのが重要です。

RFPの作成で得られる3つのメリット

RFPの作成で得られる3つのメリットは、以下のとおりです。

• 社内の意見統一・ホームページ制作の目的の明確化
• ホームページ制作会社ごとの提案内容と見積もりの比較検討
• ホームページ完成後のトラブルや認識ズレの防止

RFP作成にかかる時間は無駄な事務作業ではなく、成功のための必要な投資であると理解し最大限に活用してください。

社内の意見統一・ホームページ制作の目的の明確化

RFPの作成では、各部署の要望を書き出し、優先順位をつけ、一つの文書にまとめる作業が必要です。
この過程が、バラバラになりがちな社内の意見を統一する機会となり、目的の明確化につながります。

ホームページのリニューアルでは、「営業部は売上増加」「採用担当は応募者増加」を求めるといったように要望が対立します。

社内の部署間の要望を調整せずに制作会社に投げると、売上向上と採用強化の両方を中途半端に盛り込み、どちらの目的も達成できないホームページになりかねません。

RFPを書くためには、社内で異なる意見を一つにまとめ上げ、プロジェクトとしての優先順位の決定が必要です。

「何のためにリニューアルするのか」「誰に何を伝えたいのか」を社内で徹底的に議論・言語化しましょう。

ホームページ制作会社ごとの提案内容と見積もりの比較検討

複数の制作会社に声をかける相見積もりやコンペをする場合、RFPは公平な評価を行うために重要な役割を果たします。

もし、RFPがなく口頭だけで要望を伝達すると、「A社には伝えたが、B社には伝え忘れる」といった情報の不均衡が発生します。

不均衡が生じると、各社から出てくる提案内容や見積もりの前提条件がバラバラになり、公正な比較検討ができません。

RFPという共通の仕様書を全社に渡せば、すべての制作会社が同じ条件かつ同じ前提で提案を作成できます。

ホームページ完成後のトラブルや認識ズレの防止

RFPで要件を文書化することで、ホームページ制作で多いトラブルの一つ『思っていたものと違った』などの認識のズレを防げます。

発注側の「言わなくてもわかるだろう」、制作会社側の「言われてないからやらない」という意識のズレがトラブルの原因です。

たとえば、お問い合わせフォームにしても、確認画面があるのか、自動返信メールは送信されるのかなど仕様はさまざまです。
事前に指定しなければ、制作会社が独自に判断してしまい、認識のズレが生じます。

RFPで必要な機能や納品物を詳細に定義しておけば、『これは当然含まれると思っていた』『そんな話は聞いていない』といった認識のズレを未然に防げます。

また、RFPは費用面でのトラブルを防ぐことも可能です。
ホームページの制作途中や完成後に機能を追加すると費用が別途発生しますが、RFPを作成すれば費用を含めた正確な見積もりを提示してもらえます。

ホームページ制作におけるRFPの書き方

制作会社に提出するRFPの書き方をポイントごとに解説します。

• 社内の制作体制と意思決定フローの確立
• プロジェクトの基本情報
• 会社概要・事業モデル
• 新規開設・リニューアルにおける課題の洗い出し
• 競合サイトの分析
• ターゲットや指標（KGI・KPI）の設定
• 必要な機能要件・デザインの要望
• CMSやサーバー環境などの技術要件
• ホームページ制作会社の選定基準・評価ポイント
• 予算・スケジュール・納品物の指定
• NDA（秘密保持契約）の締結と配布方法

作成の準備から必要な項目なども紹介しているので、制作会社に意図が伝わる完成度の高いRFPを目指しましょう。

社内の制作体制と意思決定フローの確立

RFPを作成する前に決めるべきことは、社内の誰がプロジェクトを進行し、誰が最終的な決定を下すのかという体制図の確立です。

担当者が1人で頑張って進めていても、制作物の納品直前に決裁者から『コンセプトやデザインの方向性が想定と異なる』と指摘され、大幅な手戻りが発生するケースがあります。

プロジェクトリーダー・各部署の担当者・技術担当者・最終決裁者を明確にし、RFPにも連絡窓口と決裁フローとして記載しましょう。

社内の意思決定の遅れはそのまま納期の遅れに直結するため、決裁者への確認や社内調整に要する日数をあらかじめ制作会社に伝えてください。

プロジェクトの基本情報

RFPの冒頭には、制作会社が概要をつかむためのプロジェクトの基本情報を記載してください。

具体的には、プロジェクト名、現行サイトのURL、プロジェクトの種別（全面リニューアル・部分改修・新規開設）、予算規模、希望納期などを記載してください。

プロジェクトの基本情報は、制作会社が最初に目を通す部分であり、コンペへの参加可否を判断する基準にもなる重要な箇所です。

情報は隠さずオープンにし、マッチ度の高い会社とだけ交渉するのが賢明です。

会社概要・事業モデル

制作会社が自社の業界に詳しいとは限りませんので、事業内容などをわかりやすく紹介してください。

会社名・所在地・代表者名といった情報に加え、どのようなビジネスモデルで収益を上げているのかを説明しましょう。

たとえば、「ターゲットや商品・サービス情報」「自社の販売チャネル」などを詳細に記載し、事業モデルの全体像を伝えます。

特に業界特有の商習慣や専門用語がある場合は、用語集を添えるなどして補足しておくと提案時の誤解を防げます。

制作会社に自社らしさを正しく理解してもらうためにも、強みや競合との差別化ポイントを明記しておきましょう。

RFPと併せてパンフレットや営業資料を用意すると、文章で説明しきれない商品の雰囲気や会社のトーンを伝えることができます。

新規開設・リニューアルにおける課題の洗い出し

新規開設またはリニューアルにおけるホームページの課題の洗い出しは、RFPで重要なパートの一つです。

新規開設の場合は「競合他社はすでにホームページを持っているのに自社にはない」「問い合わせ窓口がなく機会損失が生じている」といった、ホームページがないことで発生している事業上の支障を書き出してください。

リニューアルの場合は「デザインが古臭い」「スマホで見づらい」「更新が難しくて放置されている」といった、現状のホームページの問題点を具体的に書き出してください。

可能なら「離脱率が〇％と高い→〇％以下を目指したい」「更新に毎回〇時間かかる→〇分以内に短縮したい」のように、現状の数値と改善後の目標値をセットで記載すると、課題の深刻さと解決の方向性が同時に伝わります。

課題が明確であればあるほど、制作会社は課題をどう解決するかといった視点で、効果的な提案を考えられます。

競合サイトの分析

自社が意識している競合他社のホームページを3社〜5社程度ピックアップし、リストアップして分析コメントを加えます。

URLを貼るだけでなく、「A社のホームページは見やすいがデザインが少し軽い」「B社のデザインは重厚感があり自社が目指す方向性に近い」といった感想も添えておきましょう。

感想を記載すれば、自社が目指しているレベル感や、どのポジションで差別化を図るべきかを制作会社が把握できます。

また、競合だけでなく異業種でも参考にしたいホームページがあれば、併せて記載しておくとデザインの方向性が伝わります。

競合・参考サイトについても何が良いと思ったのかをセットで伝えるのが、イメージのズレを防ぐための重要なコツです。

ターゲットや指標（KGI・KPI）の設定

誰に見てもらいたいかというターゲットと、何をもって成功とするかというゴールを定義し、プロジェクトの指針としましょう。

ターゲットは30代男性といった大まかなものではなく、「〇〇という課題を抱えた、△△業界で働く□□歳代の意思決定者」のように、属性・状況・課題をセットで設定します。

KGIはプロジェクトの最終ゴールであり、たとえばWeb経由の売上げを昨対比120％にするといった指標が挙げられます。

KPIは目標達成のための途中経過の指標であり、月間アクセス数1万PVや資料請求数月50件のような形で設定してください。

具体的な数字を示せば、制作会社は、達成するためにどのような施策が必要かを逆算して提案しやすくなります。

必要な機能要件・デザインの要望

ホームページに必要な機能は、必須機能と希望機能に分けて列挙してください。

問い合わせフォーム・新着情報・商品検索機能・会員ログイン機能などを洗い出したうえで、優先順位を整理しておきましょう。

特にシステム開発が絡む機能については、できるだけ詳細に要望を書くことが重要です。
機能の仕様が曖昧だと制作会社ごとに異なる前提で見積もるため、金額に大きな差が生じる原因になります。

デザインについては、信頼感がある・親しみやすい・スタイリッシュなどのキーワードで表現し、全体の雰囲気や統一感を指定しましょう。

絶対に避けてほしいというNG例があれば、「赤色は使わない」「ポップすぎるフォントは不可」などと記載してください。

優先順位のつけ方や参考サイトの活用方法については、後述の「質の高い提案を引き出すためのRFPの作り方のポイント」で解説します。

CMSやサーバー環境などの技術要件

CMSとは、専門知識がなくてもページの追加・編集・更新ができる管理システムを指します。

自社で運用する場合は、どのページをどの頻度で誰が更新したいかを明記し、最適なCMSの提案を依頼しましょう。

また、「現在のドメイン・サーバーを継続利用するか」「新規で取得・契約する」かも記載が必要です。

くわえて、セキュリティ要件としての通信の暗号化（SSL）や不正アクセス対策（WAF）などのセキュリティ要件を指定しておくと、情報漏洩や改ざんといったリスクを事前に防ぎやすくなります。

社内に詳しい人がいない場合は、「現状の環境は〇〇ですが、最適な環境の提案をお願いします」と記載して制作会社に提案を委ねましょう。

技術的な制約はあとから判明すると手戻りが大きいため、現行のサーバー情報などは可能な限り詳細に共有しておきましょう。

ホームページ制作会社の選定基準・評価ポイント

制作会社から提案を受ける前に、自社が重視する選定基準と優先順位を確認しておきましょう。

制作会社は、RFPの内容を基に提案書を作成します。

選定基準をあらかじめ公開しておくと、各社は重点的にアピールしてくれるため、比較検討がしやすくなります。

デザイン力を最優先するのか、価格の安さを重視するのか、提案内容の面白さをとるのかなど、基準は企業によりさまざまです。

あらかじめ評価シートを用意しておくと、複数社を同じ基準で比較しやすくなります。

予算・スケジュール・納品物の指定

予算は〇〇万円〜〇〇万円程度と幅をもたせて記載するか、上限金額をはっきりと伝えておくことで、自社の予算規模に合った現実的な提案を引き出せます。

制作会社が予算規模を把握できないと、提案の範囲や仕様を絞り込めず、的外れな内容になりやすいためおすすめできません。

スケジュールは、公開希望日をデッドラインとして明示し、制作会社にそこから逆算した工程表を提案してもらいましょう。

納品物は完成したホームページのデータだけでなく、デザインの元データや操作マニュアルが必要かどうかも明記します。

特にデザインデータの譲渡は権利関係でもめるケースがあるため、最初から必要であると明言しておきましょう。

NDA（秘密保持契約）の締結と配布方法

RFPには、社内の課題・未公開の戦略・顧客データといった重要な機密情報が含まれるため、取り扱いには十分な注意が必要です。

基本的にはRFPを配布する前に、参加を希望する制作会社とNDA（秘密保持契約）を締結しておきましょう。

NDAを締結しておくと情報漏えい時の法的根拠が明確になり、詳細な情報を安心して開示できるようになります。

配布方法としては、パスワードつきのファイルをメールで送るか、期限付きのクラウドストレージ共有リンクを使用しましょう。

コンペの辞退または落選した制作会社には、速やかにデータを破棄してもらうよう明記するのも重要です。

質の高い提案を引き出すためのRFPの作り方のポイント

RFPを作るさいには、以下3つのポイントを押さえましょう。

• 解決策を決めつけず「課題」を伝えてプロの提案を仰ぐ
• 参考となるホームページやデザイン指示書を提示する
• 機能要件を必須と希望に分けて優先順位をつける

RFPを作成して、制作会社から最高の提案を引き出すための工夫を凝らしましょう。

解決策を決めつけず「課題」を伝えてプロの提案を仰ぐ

解決策を決めつけず、自社の課題を伝えて制作会社に判断を仰ぐことが重要です。

たとえば、「トップページには大きなスライダーを設置して」ではなく、「ユーザーに最新情報を強く伝えたい」と書きましょう。

なぜなら、スライダー以外にも動画やアニメーションなど、さらに効果的な表現方法があるかもしれないからです。

制作会社はプロですから、課題や目的さえ正しく共有できれば担当者では思いつきにくい解決策を提案してくれます。

参考となるホームページやデザイン指示書を提示する

言葉による説明には限界があるため、参考となるビジュアルを添付するのはイメージ共有において効果的です。

「Appleのようなシンプルさ」「ナイキのような躍動感」など、かっこいいと感じるホームページは人によって異なります。

RFPに参考サイトのURLを貼り、特定サイトのメニューの操作感や配色のバランスが気に入っているなど、具体的なコメントを添えましょう。

もし、社内に簡単なワイヤーフレーム（画面構成案）などの手書きメモがあれば、下手でも構わないので制作会社に提示すると伝わりやすくなります。

機能要件を必須と希望に分けて優先順位をつける

ホームページに搭載する機能を詰め込みすぎると、予算オーバーになってしまい、プロジェクトの進行を妨げる原因になります。

機能要件には優先順位をつけ、予算調整の余地を残しておくのがプロジェクトを円滑に進めるポイントです。

ないと困る必須機能と、予算が許せば実装したい希望機能を、あらかじめリスト化しておくことをおすすめします。

事前に分類しておくことで想定以上に費用がかかったときに、「希望機能を削れば予算内に収まる」といった制作会社から調整案が出やすくなります。

RFPのテンプレート・サンプルを活用しよう

RFPをゼロから作成するのは難易度が高いですが、インターネットで配布されているテンプレート・サンプルを活用することで、時間とリソースの節約につながります。

RFPのテンプレート・サンプルを配布しているホームページを、以下の表にまとめました。

社内での共有・編集がスムーズになるため、使い慣れたファイル形式を優先し、項目の追加・削除がしやすいかも確認してください。

RFPのテンプレート・サンプル使用の注意点

テンプレート・テンプレートを使用するときに空欄を埋めるのが目的化し、思考停止に陥らないようにしましょう。

形式的に埋めるのに必死になり、自社特有の目標や課題が伝わらないと、提案内容が表面的になり、期待とのミスマッチが起きやすくなります。

なお、テンプレートになくても自社にとって重要であれば自由に追加し、オリジナルの項目を作っても問題ありません。

テンプレートは、あくまで思考を整理するための枠組みです。 枠を埋めることに終始せず、自社の目的・課題・優先事項を具体的に記述することが、質の高い提案を引き出すために重要です。

まとめ

失敗しないホームページ制作のためには、発注側の意図を正確に伝えるRFPの作成が不可欠です。

RFPには「社内の意見統一」「制作会社からの提案の質の向上」「トラブル予防」といった利点があります。

作成には手間と時間がかかりますが、プロジェクトの成功確率を高め無駄なコストを防ぐための効率的な方法です。

まずはテンプレート・サンプルをダウンロードし、わかる範囲で項目を埋めていきましょう。

ホームページの新規開設やリニューアルでお困りの方は、サブスク型ホームページ制作サービスの「ビズサイ」をご検討ください。

当サイトでは、低コストでオリジナルデザインのホームページを作成しており、公開後も保守管理や更新代行などのサポートをしています。

さまざまなプランと自由度の高いカスタマイズ性で、お客さまの要望に合わせたホームページを制作します（制作サービスの詳細はこちら）。