Googleフォームのメール通知方法4選!【通知が届かないときの対処法も紹介】

      
Googleフォームのメール通知方法4選!【通知が届かないときの対処法も紹介】

Googleフォームを窓口として利用する場合、基本的にメール通知はGoogleフォームと紐づいた「Gmail」に送信されます。

しかし、自社で利用するアドレスがGmail以外だった場合、下記のようなリスクが発生します。

『問い合わせに気づかなくて返信が遅れてしまう』
『Googleフォームからメール通知が来ない』
『フォーム作成者にしかメール通知が届かない』

本コラム記事では、Googleフォームの「通知設定方法4種類」「Gmail以外で通知をもらう方法」「メール通知が来ないときの対処法」について紹介します。

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Googleフォームの使い方については、以下のコラム記事で解説中です。

Googleフォームの使い方完全ガイド【マーケティングツールとしての使い方も紹介】

Googleフォームのメール通知方法は4つ

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メール通知方法 特徴
Googleフォーム上の通知機能 Gmailアドレスにメール通知が届く
Googleスプレッドシート上の通知機能
Google Apps Script Gmailアドレス以外にメール通知が届く
Google フォーム用のアドオン Gmailアドレス以外にメール通知が届く(制限あり)

Googleフォームのメール通知方法は4つあります。

各方法によって特徴がことなるので、下記内容を参考に自社の体制にあったメール通知方法を選定しましょう。

Googleフォームの通知機能を利用

Googleフォームの通知機能を利用すると、Googleフォームと紐づいているGmailアドレス宛にメール通知が届きます。

簡単に設定ができる通知方法ですが「社内アドレスがGmailではないケース」には不向きの通知設定です。

Googleスプレッドシート上で通知を受け取る

Googleフォームに回答があったときに、Googleスプレッドシート上で通知を受け取ることができます。

GoogleフォームとGoogleスプレッドシートがリンクしている場合、回答があるとデータが自動でスプレッドシートに反映されます。

スプレッドシートが更新されたときに、メールにて通知を受け取る仕組みとなります。

ただし、こちらの方法もGmailアドレス宛にメール通知が届くので「Googleフォームの通知機能」とあわせて利用する補助的な通知として覚えておきましょう。

Google Apps Scriptを利用する

Googleが開発・提供しているGoogle Apps Script(GAS)でも、メール通知が受け取れます。

Google Apps Scriptは、Googleフォーム上でプログラム作成できるサービスです。

「Googleフォームが送信されたときにメール通知を送る」というプログラミングを作成することで通知が受け取れます。

Google Apps ScriptはGmail以外からもメール通知が受け取れる

Google Apps Scriptは、Gmail以外からもメール通知が受け取れるメリットがあります。

また、複数のメールアドレス指定もできるので、今回紹介するメール通知方法の中では、一番おすすめできる方法です。

設定方法については、コラム記事の後半で詳しく紹介しています。

Googleフォーム用のアドオンを利用する

Googleフォーム用のアドオンでも、メール通知を受け取ることができます。

ここでいうアドオンとは、Googleフォームを拡張するための「プラグイン」です。

「Email Notifications for Google Forms」というアドオンを活用すれば、メール通知設定だけではなく、自動返信メールのカスタマイズも同時に実装できます。

通知設定に関しては「Gmail以外のアドレス指定」「複数のアドレス設定」に対応しているだけではなく「タブレット」「スマートフォン」に直接通知を送信することもできます。

ただし、無料プランの場合には「1日20通まで」の通知しか受け取れないので、注意が必要です。

Googleフォームの通知機能の設定方法

Googleフォームの通知機能の設定手順を紹介します。

「回答」→「メニュー(︙)」と選択

出典:Googleフォーム

はじめに、Googleフォーム上の通知設定手順を紹介します。

メール通知を受け取りたいフォームのタブから「回答」→「メニュー(︙)」と選択します。

「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選択

出典:Googleフォーム

「メニュー」にある「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選択します。

お客様アンケート

出典:Googleフォーム

Googleフォームのプレビューから回答を送信します。

1件の新しい回答

出典:Gmail

Gmailにメール通知が届いていれば完了です。

Googleスプレッドシート上で通知を受け取る方法

Googleスプレッドシート上で通知を受け取る設定手順を紹介します。

Googleスプレッドシートのアイコンを選択

出典:Googleフォーム

はじめに、メール通知を受け取りたいフォームのタブから「回答」を開いて、Googleスプレッドシートのアイコンを選択してGoogleフォームとリンクさせましょう。

「ツール」→「通知ツール」を選択

出典:Googleスプレッドシート

スプレッドシートから「ツール」→「通知ツール」を選択します。

「ユーザーがフォームを送信したとき」と「メール-その都度」を選択して保存

出典:Googleスプレッドシート

通知ルールを設定します。

「ユーザーがフォームを送信したとき」と「メール-その都度」を選択して保存しましょう。

イベントの出欠確認

出典:Googleフォーム

Googleフォームの画面右上にある目のようなアイコン(プレビュー)から回答を送信します。

イベント出欠確認(回答)が更新されました

出典:Gmail

Gmailにメール通知が届いていれば完了です。

Google Apps Scriptでのメール通知設定の方法

続いて、Google Apps Scriptでのメール通知設定の手順を紹介します。

「メニュー(︙)」→「スクリプトエディタ」を選択

出典:Googleフォーム

メール通知を受け取りたいGoogleフォームを立ち上げて「メニュー(︙)」→「スクリプトエディタ」を選択します。

コードが何も書かれていない状態

出典:Google Apps Script

コード編集画面が立ち上がるので一度、上記画像のようにコードが何も書かれていない状態にしてください。

スクリプトを貼り付ける

コードをGoogle Apps Scriptに貼り付け

出典:Google Apps Script

続いて、下記コードをGoogle Apps Scriptに貼り付けます。

function sendForm(e){
    // 件名
    var subject = "問い合わせがあります";
    // 本文
    var body = "以下のお問合せがありました。";
    // メール送信先
    var to = "メールアドレスをここに入力";
    var itemResponses = e.response.getItemResponses();
    for (var i = 0; i < itemResponses.length; i++) {
        var itemResponse = itemResponses[i];
        var question = itemResponse.getItem().getTitle();
        var answer = itemResponse.getResponse();
        // 回答項目
        body += "\n\n【" + question + "】\n\n";
        // 回答内容
        body += answer;
    }
    MailApp.sendEmail({to:to,subject:subject, body:body});
}

コードを貼り付けたら、下記テキストを編集して保存してください。

▼スマホの場合は横にスクロールしてご覧ください

編集項目 詳細
3行目のvar subject = メールの件名
5行目のvar body = メールの本文
7行目のvar to = メール通知を送るアドレス

メールアドレスをカンマで区切れば複数メール通知も可能

Google Apps Scriptを使った設定方法では、メールアドレスをカンマで区切れば複数のメール通知も可能です。

「var to = “○○@test.com,△△@test.com”;」のように7行目のコードを編集してみましょう。

トリガー設定

アイコンの「トリガー」を選択して「トリガー追加」を選択

出典:Google Apps Script

続いて、Google Apps Scriptの左側のメニューからアイコンの「トリガー」を選択して「トリガー追加」を選択してください。

「フォーム送信時」を選択

出典:Google Apps Script

イベントの種類選択を「フォーム送信時」にします。

それ以外は変更せず、最後に「保存」しましょう。

就職申込書

出典:Googleフォーム

Googleフォームに戻り、画面右上にある目のアイコン(プレビュー)を選択し、フォームを送信します。

設定したメールアドレス

出典:Outlook

設定したメールアドレスの通知が届いていれば完了です。

Googleフォーム用のアドオンでメール通知を受け取る方法

アドオンを使ってGoogleフォームでメール通知を受け取る手順を紹介します。

連絡先情報

出典:Googleフォーム

Googleフォーム用のアドオンを利用して通知を受け取る場合は、Googleフォームの画面右上にあるメニュー(︙)から「アドオン」を選択します。

「Email Notifications」を検索

出典:Googleフォーム

「Email Notifications」を検索して、アドオンを追加しましょう。

「Email Notifications for Google Forms」を立ち上げる

出典:Googleフォーム

画面右上にあるアドオンメニューから「Email Notifications for Google Forms」を立ち上げます。

「Enable Notifications」を選択

出典:Googleフォーム

「Enable Notifications」を選択します。

メールアドレスを入力

出典:Googleフォーム

メニュー画面の項目「Email Address(es) to Notify」に通知したいメールアドレスを入力します。

その他の項目は、主に自動返信メール設定の内容となります。
詳細は下記の通りです。

▼スマホの場合は横にスクロールしてご覧ください

項目 詳細
Rule Name ルールの名前
Sender’s Email 送信者のメールアドレス
Sender’s Name 送り主の名前
Reply to Address 返信先のメールアドレス
Use a visual editor 自動返信メールのカスタマイズ

「SAVE RULE」を選択

出典:Googleフォーム

最後に、メニュー最下部にある「SAVE RULE」を選択しましょう。

連絡先情報

出典:Googleフォーム

Googleフォームの画面右上にある目のアイコン(プレビュー)を選択し、回答を送信します。

Outlook

出典:Outlook

「Email Notifications for Google Forms」からメール通知が届いていれば完了です。

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自動返信メールの設定方法については、以下のコラム記事をご覧ください。

Googleフォームの自動返信設定方法を3種類紹介【例文で使えるテンプレート付き】

Googleフォームからメール通知が来ないときの対処法

最後に、Googleフォームからメール通知が来ないときの対処法を3つ紹介します。

設定したメールアドレスの確認

メール通知が来ないときは、設定したメールアドレスに間違いがないか確認しましょう。

特にGoogle Apps Scriptを使用して通知設定をしている場合、スペルミスが起こりやすいので注意が必要です。

画面右上のアイコンから自身の「Googleアカウント」を確認

出典:Googleフォーム

また、GoogleフォームとGoogleスプレッドシートで通知設定をしている場合は、画面右上のアイコンから自身の「Googleアカウント」を確認しましょう。

Googleアカウントによってアドレスがことなるので、通知を確認するアカウントが間違っている可能性もあります。

メールアドレスの受信設定を確認する

メール通知が来ないときは、メールアドレスの受信設定の確認も必要です。

Gmail以外にメール通知を送ると、メインの受信ボックスではなく迷惑メールフォルダに通知が届くケースもあります。

Googleフォームからの受信許可をメールサービス側から設定しておきましょう。

複数の通知設定を併用する

メール通知が来ないときは、複数の通知設定の併用がおすすめです。

今回紹介した4つの方法を併用すれば、どこからでもメール通知が届かないということはないでしょう。

GmailとGmail以外2つのメールアドレスの通知設定をしておけば、回答があったときにすぐ対応できます。

まとめ

Googleフォームのメール通知方法4選を紹介しました。

Googleフォームからメール通知を受け取るには、下記4つの方法があります。

  • Googleフォームの通知機能を利用
  • Googleスプレッドシート上で通知を受け取る
  • Google Apps Scriptを利用する
  • Googleフォーム用のアドオンを利用する

メールの通知設定を行って、業務効率化を目指しましょう。

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